野村 彩 のむら あや
弁護士 和田倉門法律事務所
はじめに
採用は、人事部門にとって最も重要な業務の一つである。そして採用についても、留意しなければならないコンプライアンス項目が複数存在する。一般的に、従業員を解雇する場面では法令による制約があることが広く知られているが、採用の場面においても同様に、法的に留意すべき点が幾つか存在する。
今回は、採用時に問題になりやすい「個人情報収集」と応募者の「SNS利用」について、人事部のA課長（以下、A人事課長）と事業部のB部長（以下、B事業部長）の会話を基に検討していきたい。
ケース1：採用と個人情報収集
A人事課長「来週は中途採用者の面接ですね。私も一緒に入らせていただきますので、よろしくお願いします。B部長から、ご本人にお聞きしたいことはありますか」
B事業部長「今回の採用は、うちの部員がもうすぐ産休に入るから、その補充のためなんだよね。だけど、来週来られる方は女性で、しかも妙齢なんだよね……。入社後、この人も産休なんてことになって、採用のやり直しになるのは困るから、妊娠の予定は聞いておきたいよね」【A】
A人事課長「いやいやいや、ダメですよ。妊娠してるかや、その予定があるかなんて聞いてはいけません。聞いたとして、応募者の方に答える義務はありませんし」
B事業部長「そうなの？ コンプライアンスってやつ？ あとね、去年、メンタル疾患で辞めちゃった部員がいたのよ。次に来てもらう人は、少なくともそういう病状がない人がいいんだよね。これは聞いていい？」【B】
A人事課長「絶対にダメなわけではありませんが……。その点は私から質問しますので、B部長からは話さないでください」
B事業部長「なんだか堅苦しいなあ……。分かったよ。それと、うちの部は人数が少ないからさ、雰囲気も大事にしてるのね。スキルや能力だけじゃなくて人柄や趣味とかも知りたいな」【C】
A人事課長「趣味くらいならいいですが……。宗教とか支持政党とかは聞かないでくださいね」
B事業部長「そういうのがNGなのはさすがに分かるよ！」
A人事課長「愛読書を聞くのもダメですからね」
B事業部長「え、そうなの？ そんなこと言ったら、何も話せないよー。もう全部A課長が聞いてよー」
A人事課長「そういう態度はよろしくありません。不当な差別につながる質問をしなければいいだけです。厚生労働省が公表している基準がありますから、後でその資料をご案内します。事前に読んでおいてください」
B事業部長「分かったよぉ……」
＜ポイント＞
わが国においては、正社員の解雇等が困難であるため、企業として採用時に慎重になるのは当然である。判例等も、解雇の困難性とのバランスから、採用時の情報収集については比較的寛大であったといえる。しかしながら、昨今の個人情報保護の要請や、差別防止の観点から、採用時の情報収集にも制限が課されている。
＜関連する法令等＞
●職業安定法
職業安定法は、労働者を募集するに当たり個人情報を収集する際は、労働者の募集業務という目的の達成に必要な範囲内とするよう限定している。また、「職業紹介事業者、求人者、労働者の募集を行う者、募集受託者、募集情報等提供事業を行う者、労働者供給事業者、労働者供給を受けようとする者等がその責務等に関して適切に対処するための指針」（平11.11.17 労告141、最終改正：令5.3.31。以下、指針）では、原則として収集してはならない個人情報等を定めている。具体的には、人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項、思想・信条、労働組合への加入状況である（指針 第5 1（2））。これらの事項は、「特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合」でない限り、そもそも収集することができない。
●個人情報保護法
個人情報の保護に関する法律（以下、個人情報保護法）は、個人情報を取得するに当たり、利用目的を特定することとしている（17条）。このほか、個人情報取扱事業者が要配慮個人情報を取得するに当たっては、原則として、あらかじめ本人の同意を得なければならない（20条2項）。病歴や健康診断の結果、医師等から保健指導を受けた事実、病院等を受診した事実などは、この要配慮個人情報に含まれる（同法施行令2条）。
●男女雇用機会均等法
雇用の分野における男女の均等な機会及び待遇の確保等に関する法律（以下、男女雇用機会均等法）は、企業が「労働者の募集及び採用について、その性別にかかわりなく均等な機会を与えなければならない」と定めている（5条）。そして、同法に基づく指針では、「採用面接に際して、結婚の予定の有無、子供が生まれた場合の継続就労の希望の有無等一定の事項について女性に対してのみ質問をすること」は、「採用選考において、能力及び資質の有無等を判断する場合に、その方法や基準について男女で異なる取扱いをすること」に該当し、同条により禁止されるものとしている（「労働者に対する性別を理由とする差別の禁止等に関する規定に定める事項に関し、事業主が適切に対処するための指針」平18.10.11 厚労告614、最終改正：平27.11.30 厚労告458）。
●厚生労働省「公正な採用選考をめざして」
厚生労働省が作成・公表している「公正な採用選考をめざして」では、［図表］に記載の事項を、「エントリーシート・応募用紙に記載させる、面接時において尋ねる、作文の題材とする」などの方法で把握することは、就職差別につながるおそれがあるとしている。
［図表］採用選考時に把握すべきでない事項
| 本人に責任のない事項の把握 | 本籍・出生地 |
| 家族（職業・続柄・健康・病歴・地位・学歴・収入・資産など） | |
| 住宅状況（間取り・部屋数・住宅の種類・近隣の施設など） | |
| 生活環境・家庭環境など | |
| 本来自由であるべき事項 | 宗教 |
| 支持政党 | |
| 人生観・生活信条など | |
| 尊敬する人物 | |
| 思想 | |
| 労働組合（加入状況や活動歴など）、学生運動などの社会運動 | |
| 購読新聞・雑誌・愛読書など |
＜本ケースへの当てはめ＞
【A】妊娠の予定
採用面接の際に、妊娠の有無やその予定を聞くことは、上記のとおり、男女雇用機会均等法上、性別による差別に当たる可能性があり、避けるべきだ。ただし、妊産婦の就業制限業務である坑内業務や危険有害業務に関連する場合（労働基準法64条の2、64条の3）などは、この限りではない。
また、妊娠についての話題は、上記「公正な採用選考をめざして」で避けるべきとされている「家族」「家庭環境」などの質問に及ぶ可能性もある点に留意すべきである。
B事業部長に悪気はないのであろうが、まさにこのような「悪意のない偏見」こそが、女性や育児等を担う者の社会進出を阻んでいるともいえる。
【B】病状・病歴
上記のとおり、病歴は、個人情報保護法における要配慮個人情報に当たる。したがって、同意なく取得することはできない。また、このような要配慮個人情報は、職業安定法における “社会的差別の原因となるおそれのある事項” に該当する可能性が高い。その場合、労働者の募集業務という目的の達成に必要な「特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合」に限って収集することができる──ということになる。
本ケースでB事業部長は「メンタル」についての「病状」を気にしているが、例えば発作があり得るような精神的な疾患等があるとすれば、その収集については企業として安全配慮義務の履行のためにも「特別な職業上の必要性」があるといえることもあろう。他方で、業務と関係がないような病状や、既に治療された病歴については必要性が認められないことが多いと思われる。
また、仮に把握の必要性があり、情報収集が可能な事項であっても、個人情報保護法に基づき、利用目的を特定した上で、あらかじめ本人の同意を得なければならず、職業安定法も、「収集目的を示して」行うことを求めている。したがって、これらの手続きの履践を怠ってはならない。そして、本人の同意等については、後に紛争に至る可能性を想定して書面で得ることも考えられる。
A人事課長が応募者の病状等について「その点は私から質問します」とB事業部長に述べたのは、病状等については、このように質問するにしても留意すべき点が多いためである。
【C】人柄や趣味に関すること
B事業部長が、応募者の人柄を知ることを希望したのは、部署の責任者としては当然の意向である。面接において、人柄を知るため、必ずしも業務と直接関係のある事項でない点について尋ねることは、直ちに問題となるものではない。
ただし、職業安定法上 “社会的差別の原因となるおそれのある事項” について情報収集の制限があることは、既に述べたとおりである。そして、上記「公正な採用選考をめざして」も、面接時に尋ねることが就職差別につながる項目の具体例として「宗教」「支持政党」のほか、「愛読書」を掲げている。愛読書の内容によっては、思想や信条が現れることがあり、企業側がこれらの確認のために愛読書を尋ねるケースも多いためである。B事業部長が認識していなかった「愛読書」のほか、「尊敬する人物」も避けるべき項目とされており、留意が必要だ。
ケース2：採用と応募者のSNS利用
B事業部長「A課長、先日の面接では対応してくれてありがとう！ 厚生労働省のWEBページを読んでおいたから、応対バッチリだったでしょ？ それでちょっと相談なんだけど」
A人事課長「どうされましたか？」
B事業部長「うん、最近は若い人がみんなSNSとかやるじゃない？ それで、あの人の名前で検索してみたら、実名で、かなり積極的にXで投稿してたのよ。……あっ！ もしかして僕が名前で検索したのって、コンプライアンス的にNGだった？」
A人事課長「検索するくらいならいいですよ」
B事業部長「ならよかった。それでこの人、ビジネススキル関連の発言とか結構していてね。内容はまあ問題ないんだけど、なんか心配になっちゃって。入社したらうちの会社のこととか、いろいろ書かれないかなって……」
A人事課長「ご懸念はごもっともです。当社にはSNS利用ガイドラインがありますが、新卒の方には内定が出た段階でこれをお示しして、ご理解いただくようにしていますよ。今回の方は中途採用ですが、入社前の段階でガイドラインをお渡しするようにしましょうか」【D】
B事業部長「ガイドラインなんてあったのか！ ありがとう、すごく助かるよ。それでね、もちろん仮の話だけど、この人が内定後にXでマズいことを投稿したりしたら、内定の取り消しってできるのかな？」【E】
A人事課長「できないわけではありませんが、ハードルはかなり高いです。相当悪質な内容でないと難しいでしょう」
B事業部長「そうなのかぁ……」
A人事課長「いまや個人がSNSで意見を発信するのは珍しいことではありません。お気持ちは分かりますが、あまり心配し過ぎるのも体に毒ですよ」【F】
B事業部長「うん、ありがとう」
＜ポイント＞
FacebookやX（旧Twitter）などSNSの私的利用は、本来は個人の自由に委ねられるべきものである。しかしながら、従業員個人が業務外でSNSを利用し不適切な発言などをしたことで、その雇用主である企業の信用が傷つけられることは大いにあり得る。実際、昨今ではそのような事例が後を絶たない。業務外での個人の活動の自由と企業の信用毀損のリスクについてバランスをどう取るべきかは、重要な問題である。このことは、自社への採用応募者との関係においても、同様に問題となり得る。
＜前提としての法的知識の整理＞
●内定の法的な意味
内定は、ただの「口約束」ではない。内定の法的性質は「始期付解約権留保付労働契約」とされている （大日本印刷事件 最高裁二小 昭54.7.20判決）。これは、 “内定者は入社日になって初めて就労する義務が生じるものの、内定の時点で労働契約は成立しており、ただ企業としては、入社日までに内定時に会社側が知り得なかった事由等があった場合に労働契約を解約する権利がある” というものである。そして、内定を取り消すことができるのは「採用内定当時知ることができず、また知ることが期待できないような事実であって、これを理由として採用内定を取消すことが解約権留保の趣旨、目的に照らして客観的に合理的に認められ社会通念上相当として是認することができるもの」がある場合に限られるとされている（同判例）。なお、内定取り消しを行った企業は、一定の要件の下で企業名を公表されることがある（職業安定法施行規則17条の4）。
●SNSからの情報収集
指針は、「個人情報を収集する際には、本人から直接収集し、本人の同意の下で本人以外の者から収集し、又は本人により公開されている個人情報を収集する等の手段であって、適法かつ公正なものによらなければならない」と定めている。この点、SNSとはいえ、一般的に公開されているものであれば、公開自体は本人の意思に基づくものであるから、このような公開情報を閲覧するのみであれば、情報収集として「適法かつ公正な」方法といえるであろう。これに対し、例えばFacebookで「友達のみ公開」などの設定として限定的に閲覧可能としている内容については、必ずしも閲覧自体が直ちに問題となるものではないが、情報収集を目的とする閲覧については慎重な判断が求められる。
●SNS利用に関する社内規程
SNS利用は、本来であれば従業員個人の自由に委ねられるべきものであるが、ここまで述べたとおり、利用の方法等によっては企業にさまざまな損害が生じる可能性がある。そこで、企業としてもSNS利用によるリスク回避のため、規程類を整備しておくことは重要である。
悪質なSNS利用については懲戒処分を検討することが考えられるが、懲戒処分を行うためには就業規則で懲戒事由等が定められている必要がある。他方で、就業規則は法的な処分の前提となるため、厳密な表現が求められる。それゆえ、就業規則の文言だけでは「何をやってはいけないのか」が従業員に伝わりにくいことも考えられる。そこで、就業規則の定めとは別に、例えば「SNS利用ガイドライン」などの分かりやすいルールを設け、周知しておくことが有用である。こうしたガイドラインの中で、SNS利用時の注意点などについて具体例を設けて示しておくことが考えられる。以下で述べるとおり、採用応募者についても、こうした規程類の内容を参照しながら対応を検討することは有用であろう。
＜本ケースへの当てはめ＞
【D】SNSガイドラインの提示
内定者に対し、入社日より前に就業規則等の適用があるか否かについては諸説ある。とはいえ、本ケースのようにSNSガイドラインを提示し、入社後の理解を求める程度であれば問題は生じにくい。ただし、実際に内定者による当該ガイドライン違反があった場合に、何らかの制裁を加えることについては慎重になるべきであろう。
【E】内定取消しの可否
既に述べたとおり、内定取り消しのためには厳しい要件を満たす必要がある。したがって、仮に入社後に行われれば懲戒解雇やそれに準ずる程度の処分を受けるに相当するような投稿でなければ、取り消しが認められる可能性は低いだろう。A人事課長が「相当悪質な内容でないと難しい」と述べたのは、そのような意味である。「相当悪質な内容」とは、具体的には企業秘密の漏洩や第三者に損害を与えるような誹謗中傷などが考えられる。
【F】SNSに対する企業の対応
A人事課長は、「あまり心配し過ぎると体に毒ですよ」と述べてはいるものの、従業員がSNSで開示した情報は、いったん拡散してしまうと不可逆的なものとなるため、B事業部長が心配するのも無理からぬことである。企業としては、上記のガイドラインのようなルール整備のほか、従業員研修や責任者の選定などを行い、予防に努めることが重要である。また、有事の際も迅速に対応できるよう、体制を整え、事後対応について整理しておくことも求められる。
※本連載は、【労務行政eラーニング】不正の防止・対応策を学ぶコンプライアンス講座（管理職・リーダー対象）、ケースで基本を学ぶコンプライアンス講座（全従業員対象）と連携しています。連載でコンプライアンスの学び直しに興味を持たれた方は、ぜひeラーニングの利用もご検討ください。
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野村 彩 のむら あや 弁護士 和田倉門法律事務所 2001年慶應義塾大学法学部政治学科卒業。2006年立教大学大学院法務研究科卒業。2007年弁護士登録。鳥飼総合法律事務所入所。2016年、和田倉門法律事務所に参画。著書・論文に「【万一の際、適切に対処したい企業リスク】ハラスメント対応～いざ起きたとき、どう動くか～」（ウィズワークス株式会社）等。 |